たった10枚ほどの書類に
苦しめられている
未来逆算マーケティングで低コストで利益を上げ、潰れない会社を創るお手伝いをする参謀、名古屋の社外COO（スーパー・ファシリテーター）、「さわちゅう」こと、澤田隼人です。
見つからないーー！
というのが、２案件ほど。
この書類があるかないかで、
勝負が決する、といっても
過言ではない書類たち。
なぜ、とってないのよ・・・。
と思いつつ、探し回ります。
で、大抵の行政に出した書類は、
行政機関がある程度、保管しています。
５年とか、７年とか。
でもね、でもですよ。
保存期間すぎちゃうと、
廃棄されちゃうんですよね・・・。
で、見つからないこともしばしば。
なので、書類保管、
自分たちでちゃんと
しておかないとダメなんです。
で、結構、
法定の保管期間を過ぎると
捨てちゃう会社、多いんです。
でもね、
10年後・20年後、
はたまた30年後、
必要になるかもしれないんです。
これは、会社的にではなく、
元従業員さんにとっても。
たまーに20年前の実務経験の
証明を求められますからね。
ので、
書類は全部取っておく。
これですよ。
最も、コピーとかチラシとか、
そういったものは取っておく必要は
ないとは思いますが。
少なくとも、行政機関に
出した書類は全部とっておく。
これが、非常に無難です。
でね、書類の保管の仕方。
ある程度、整理しておく。
これでいいと思うんです。
年別に分けて、
ダンボールに入れ込む。
で、
保管期間：永年
と書いておく。
必要になったら、
探せる状況にしておく。
これでいいと思うんです。
無理しない保管をしておく。
これが継続保管できるコツかな、と。
で、ここからは将来的なお話。
現状、紙ベースのものを
保管しておかないと、
行政機関のものはNG。
こういうケースが非常に多い。
コピーじゃダメ、というやつ。
でね、おそらく将来的には
電磁的方法でとっておくのが
OKになっていくものと思われます。
ようやく、レシート、領収書とかの
保管が電磁的方法で簡単に・・・
という時代になってきましたが。
それ以外の書類についても、
電磁的方法による保管が
次第に認められていくようになるでしょう。
だから、
今のうちから電磁的方法による
書類保管にも慣れておく。
これです。
どうするか？というと、
方法的には簡単。
PCが今は必要ですが、
（１）年ごとのフォルダを用意
（２）その中に月ごとのフォルダを用意
（３）書類をスキャン
（４）月ごとにフォルダに格納
これをやり始めるのがよいのです。
最も、将来的には（３）の段階で
タイムスタンプを付与する、
といことが必要になるかと思います。
が、今の段階ではあくまでも、
「検索するための」データベース作り。
こう割り切って、スキャンして
PDFで保管しておく、
というのがおススメ。
PDFも単純なPDFでなくて、
文字検索が可能なPDFにしておくと
より検索しやすくなります。
で、
PDFを検索したら、
ある程度の年・月がわかる状態。
こういう紙データの電子化で保管、
これが、まずは目指すべき姿。
これをやっておくと、
ダンボールを全部あけなくても
ある程度、よくなる＾＾
電子化の時代。
それと逆行して、紙がどんどん
増えていく…そんな気がしてなりません。
でも、この流れはそのうち変わる、
そう考えています。ボクは。
だからこそ、流れが変わったときに
備えて、データ保管の方法を試しておく。
これが、得策だと思うのです。
ちなみに、弊社では保管しているデータを
５段階程度でバックアップをしています。
これで万全…だと思いたい・・・。
というわけで、今日は、
あの保管しておいた書類はどこにあるか、
ちょっとだけイメージしてみましょう！
・社外COOに興味はあるけど
どうなのかよく分かんない。
・社外COOを活用してみたいけど
どうすればいいか分かんない。
・社外COOを頼むかどうかは分からんけど
一度、澤田と話をしてみたい
というような要望に答えまして、社外COOの導入をお考えの方に45分間の初回無料面談のタイミングを設けることにしました！真剣に自社の事業推進・業績アップをしたい方はぜひ、この機会にご相談下さい。
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